+ 420/261 009
TECHNICKÁ PODPORA -055
EDI-KONZULTACE -011

Vyzkoušeli jsme za vás – A jak hledáte faktury v archivu vy?

papírové dokumenty v běžném archivu - srovnávací test

Srovnávací test

Dnes jsme si pro vás připravili srovnávací test, který má za cíl srovnat jednotlivé možnosti, které jako firma máte při archivaci dokumentů. Zadání je velmi jednoduché – do firmy přišel auditor a vyžádal si několik dokumentů sloužících jako podklad pro jeho kontrolu. Pro svou práci potřebuje 3 roky starou fakturu s potvrzením toho, kdy byla ve firmě přijata a předána k proplacení.

Běžná firma

Tradiční papírový archiv se nachází v suterénu firmy. Je na něj vyčleněna jedna místnost s regály, na kterých stojí řady šanonů, které obsahují příslušné dokumenty. Třídění je prováděno při zařazování dokumentů do archivu a pomocí papírové evidence je příslušný šanon přidán na určité místo dle evidenčního systému.

Zde je souhrn kroků, které jsme provedli a zaznamenali u nich čas nad krokem strávený. Pro zjednodušení byly časy zaokrouhleny na minuty směrem nahoru.

Krok Nutný čas
Dojít na recepci a vyžádat si klíče od archivu 2 minuty
Vlastní vyhledání klíčů včetně telefonátu recepční, kde by tak asi klíče od archivu měly být 5 minut
Cesta výtahem do suterénu budovy s mezizastávkami v každém patře čtyř patrové budovy 4 minuty
Nalezení správné místnosti 2 minuty
Odemknutí a rozsvícení světel v archivu 2 minuty
Vyhledání příslušného oddělení archivu 2 minuty
Vyhledání krabice se šanony 2 minuty
Hledání štaflí a jejich získání z údržby 10 minut
Nalezení faktury v šanonu 3 minuty
Zamknutí a zhasnutí světel v archivu 1 minuta
Nalezení výtahu 2 minuty
Cesta výtahem zpět do kanceláře s mezizastávkami v každém patře čtyř patrové budovy 4 minuty
Zkopírování faktury na kopírce 2 minuty
Cesta výtahem do suterénu budovy s mezizastávkami v každém patře čtyř patrové budovy 4 minuty
Cesta výtahem zpět do kanceláře s mezizastávkami v každém patře čtyř patrové budovy,

protože jste originál faktury zapomněli v kopírce

5 minut
Cesta výtahem do suterénu budovy s mezizastávkami v každém patře čtyř patrové budovy 4 minuty
Odemknutí archivu a vrácení originálu faktury do příslušného šanonu 5 minut
Vrácení štaflí údržbě 5 minut
Zamknutí a zhasnutí světel v archivu 1 minuta
Nalezení výtahu 1 minuta
Cesta výtahem zpět do kanceláře s mezizastávkami v každém patře čtyř patrové budovy 4 minuty
Vrácení klíčů od archivu na recepci 1 minuta
Příchod do kanceláře 1 minuta

Celková doba strávená jednotlivými kroky je 72 minut. Paradoxně nejdelší byly přesuny výtahem a všeobecně činnosti spojené s přístupem k dokumentu (vydání klíčů, nalezení místnosti, zapůjčení a vrácení štaflí), které zabraly úctyhodných 63 minut. Zbylých 9 minut sloužilo k manipulaci s dokumentem. Řadu věcí je možno samozřejmě eliminovat (opakované cesty výtahem či vytvoření kopie faktury přímo v archivu např. vyfocením na mobilní telefon), i tak se stále se všemi činnostmi dostaneme do řádu desítek minut na realizaci takové zdánlivě banální operace.

Firma spolupracující s EDITELem

Archiv faktur provozují na platformě produktu důvěryhodného archivu, který ukládá a zpřístupňuje archivované dokumenty v elektronické podobě a na vyžádání. Integrovanými mechanismy, které jsou certifikovány auditorskými společnostmi, je zaručena autenticita a integrita dokumentů po celu dobu archivace.

Zde je souhrn kroků, které jsme provedli a zaznamenali u nich čas nad krokem strávený. Pro zjednodušení byly časy zaokrouhleny na minuty směrem nahoru.

Krok Nutný čas
Spustit vypnutý počítač 1 minuta
Počkat na provedení nutných aktualizací Windows 5 minut
Spuštění prohlížeče a přihlášení se na portál archivu 2 minuty
Zobrazení přehledu faktur 1 minuta
Nalezení příslušné faktury dle známých dat (dodavatel, datum archivace…) 1 minuta
Vytištění faktury s požadovanými údaji 1 minuta
Doplnění chybějícího papíru do tiskárny 2 minuty
Předání vytištěné faktury auditorovi 1 minuta

Jediné zdržení, kterému jsme byli vystaveni, byla nutnost „přetrpět“ při startu aktualizaci operačního systému, která se vždy zázračně umí pustit v co nejméně vhodný okamžik. I tak jsme schopni dostat se k výsledku po 14 minutách. Pokud si odmyslíme některé kroky, vlastní vyhledání požadované faktury se smrsklo do 3 minut i s jejím tiskem. A vše prakticky od stolu (až na to doplnění papíru v tiskárně).

Závěr

Náš praktický srovnávací test ukázal, že využití produktů od společnosti EDITEL vám výrazně ušetří čas, a to až o 514 %! Hraje tam roli spousta faktorů, ale komfort práce jednoduše nelze nevnímat. Vítěz je jednoznačný.

A jak vyhledáváte faktury v archivu vy? Pokud chcete získat 514 % času navíc, kontaktujte nás, rádi s vámi vše probereme.

Svatopluk Vít EDITEL CZ

Autor

Svatopluk Vít
Technical Sales Support Consultant

 

Icon \'i\'

O společnosti EDITEL

EDITEL je mezinárodním předním poskytovatelem služeb v oblasti elektronické výměny dokumentů EDI (z anglického originálu Electronic Data Interchange), který se specializuje na optimalizaci procesů dodavatelského řetězce. Společnost poskytuje služby klientům v mnoha různých odvětvích.

Portrait photo copyright Editel/Roman Chudý
Symbolic image copyright Pixabay, Pexels

Aktivujte si prosím soubory cookie v nastavení prohlížeče pro plný rozsah této webové stránky.
"V současné době používáte starší verzi prohlížeče, která způsobuje potencionální chyby zabezpečení a znižuje uživatelský komfort.
learn how to easily update your browser.