Vyzkoušeli jsme za vás – A jak hledáte faktury v archivu vy?

Srovnávací test

Dnes jsme si pro vás připravili srovnávací test, který má za cíl srovnat jednotlivé možnosti, které jako firma máte při archivaci dokumentů. Zadání je velmi jednoduché – do firmy přišel auditor a vyžádal si několik dokumentů sloužících jako podklad pro jeho kontrolu. Pro svou práci potřebuje 3 roky starou fakturu s potvrzením toho, kdy byla ve firmě přijata a předána k proplacení.

Běžná firma

Tradiční papírový archiv se nachází v suterénu firmy. Je na něj vyčleněna jedna místnost s regály, na kterých stojí řady šanonů, které obsahují příslušné dokumenty. Třídění je prováděno při zařazování dokumentů do archivu a pomocí papírové evidence je příslušný šanon přidán na určité místo dle evidenčního systému.

Zde je souhrn kroků, které jsme provedli a zaznamenali u nich čas nad krokem strávený. Pro zjednodušení byly časy zaokrouhleny na minuty směrem nahoru.

Celková doba strávená jednotlivými kroky je 72 minut. Paradoxně nejdelší byly přesuny výtahem a všeobecně činnosti spojené s přístupem k dokumentu (vydání klíčů, nalezení místnosti, zapůjčení a vrácení štaflí), které zabraly úctyhodných 63 minut. Zbylých 9 minut sloužilo k manipulaci s dokumentem. Řadu věcí je možno samozřejmě eliminovat (opakované cesty výtahem či vytvoření kopie faktury přímo v archivu např. vyfocením na mobilní telefon), i tak se stále se všemi činnostmi dostaneme do řádu desítek minut na realizaci takové zdánlivě banální operace.

Firma spolupracující s EDITELem

Archiv faktur provozují na platformě produktu důvěryhodného archivu, který ukládá a zpřístupňuje archivované dokumenty v elektronické podobě a na vyžádání. Integrovanými mechanismy, které jsou certifikovány auditorskými společnostmi, je zaručena autenticita a integrita dokumentů po celu dobu archivace.

Zde je souhrn kroků, které jsme provedli a zaznamenali u nich čas nad krokem strávený. Pro zjednodušení byly časy zaokrouhleny na minuty směrem nahoru.