KSeF – Povinné používaní elektronických faktur v Polsku

Co je KSeF?

KSeF je zkratka pro Národní systém elektronické fakturace vytvořený polským Ministerstvem financí za účelem evidence, příjmu a archivace faktur ve strukturované podobě. Od července roku 2024 bude v Polsku jeho používání povinné pro všechny společnosti a instituce. Tento dlouho dopředu avizovaný krok má vést ke zefektivnění daňového systému a zároveň také pomoci s digitalizací obchodních transakcí.

Strukturovaná e-faktura je typ digitální faktury, jejíž struktura musí splňovat jisté specifikace. Má podobu strukturované XML zprávy, která příjemcům umožňuje automatické zpracování. V praxi to znamená, že faktury mají být odesílány prostřednictvím informačního systému – Národního systému elektronické fakturace (KSeF) – a označeny přiděleným číslem, které fakturu v systému identifikuje. Bez identifikačního čísla by šlo o pouhý prodejní doklad. Denně bude dle dostupných odhadů do KSeF zasílán zhruba 1 milion faktur. Polsko se stane teprve čtvrtou zemí, která takové řešení zavádí. Obdobný systém již funguje v Itálii, Španělsku a Portugalsku.

Klíčové informace

Právní zázemí pro zavedení KSeF poskytuje zákon z 29. října 2021, kterým se mj. upravuje polský zákon o dani ze zboží a služeb stanovující obecný rámec pro fungování systému. Od doby, kdy zákon vstoupil v platnost, se na zavedení systému intenzivně pracuje: proběhl pilotní projekt s daňovými poplatníky a vznikla testovací platforma. Již od ledna 2022 ji mohou daňoví poplatníci využívat na dobrovolné bázi. V červnu 2022 byl získán souhlas Evropské komise s povinným používáním KSeF pro zasílání elektronických faktur (PROVÁDĚCÍ ROZHODNUTÍ RADY (EU) 2022/1003 ze dne 17. června 2022). Polské Ministerstvo financí očekává, že strukturované faktury (e-faktury) budou povinné a do třetího čtvrtletí roku 2024 zcela nahradí ostatní typy fakturace.

Kdo bude KSeF používat?

KSeF budou používat všechny společnosti a instituce. Přesněji řečeno, všichni daňoví poplatníci, subjekty definované daňovými poplatníky (např. účetní firmy), ale i instituce jako např. úřady či složky činné v trestním řízení. Všechny tuzemské faktury (jak ty, které se týkají dodavatelského řetězce, tak ty administrativní) budou v Polsku zpracovány prostřednictvím KSeF. Je třeba zmínit, že povinnost zasílat faktury do KSeF se nebude vztahovat na zahraniční subjekty, včetně těch, které v jsou Polsku zaregistrovány jako plátci DPH. Tyto společnosti budou nadále vystavovat faktury stejným způsobem jako dosud (ať už v elektronické či papírové podobě). Budou zde i další omezení. KSeF např. nebude přijímat opravné daňové doklady nebo proforma faktury. Rovněž nebude možné přikládat k faktuře další doklady ani generovat notifikace o vystavené faktuře.

KSeF Connect – nejjednodušší napojení do KSeF

Pro společnosti je nejnáročnější fakturu nejprve vytvořit ve svém informačním systému, převést je do formátu, který KSeF požaduje, a následně do KSeF odeslat. Nejjednodušším a nejbezpečnějším způsobem, jak těmto požadavkům vyhovět, je plně automatizovaný přenos pomocí řešení KSeF Connect, které nabízí společnost EDITEL Polska. Řešení od společnosti EDITEL Polska umožňuje přístup k formátu KSeF, splňuje veškeré legislativní požadavky a poskytuje služby EDI, které podporují procesy v rámci řízení dodavatelského řetězce. KSeF Connect efektivně naplňuje všechny právní normy, používání strukturovaných digitálních dat urychluje platby a díky automatizovaným procesům dochází k úsporám nákladů.

KSeF Connect – funkce:

• Integrace IT a KSeF systémů
• Konfigurace přístupu pomocí KSeF tokenu
• Komunikace s KSeF – zasílání a příjem elektronických faktur a UPO (úřední potvrzení o přijetí).
• Překlad formátů elektronických faktur do/ze standardu KSeF
• Přizpůsobení objemu dat standardu KSeF
• Potvrzení – generování KSeF ID pro každou e-fakturu
• Integrace e-faktur v KSeF s komunikací v dodavatelském řetězci (EDI)
• Plná digitalizace a automatizace obchodní a logistické komunikace a účetních dokladů s dodavateli (EDI).
• Validace dat, včetně možnosti obchodních ujednání mezi stranami před vložením dat elektronické faktury do KSEF.
• Multi ERP – možnost shromáždění elektronických faktur z více ERP systémů před jejich odesláním do KSeF
• Multi ERP – zasílání elektronických faktur stažených z KSeF do několika ERP systémů
• Archivace elektronických faktur i KSeF ID
• Konfigurace autorizací pomocí elektronických razítek
• Notifikace – oznámení o vystavených elektronických fakturách jejich příjemcům a zasílání elektronické faktury ve formátu PDF
• Integrace za použití protokolů AS2, AS4 a xFTP