Přechod od webového EDI na integrované řešení

Kdy se vyplatí přejít z webového EDI na integrované řešení?

Úspěšným podnikatelům a zkušeným manažerům bude následující problém velmi povědomý: s růstem firmy je třeba neustálé zapojování nových zdrojů a zároveň profesionalizace procesů. Možná už jste udělali první krok k elektronickému zpracování objednávek nebo e-fakturaci, ale kladete si otázku, kdy nastane ta správná chvíle pro plnou automatizaci veškerých procesů, tj. přechod z on-line portálu na integrované řešení? Webové EDI je sice ideálním startovním řešením pro malé podniky, kterým umožňuje poloautomatické zpracování objednávek, faktur nebo dodacích listů s klienty, v určitém okamžiku je ale potřeba se posunout na vyšší úroveň. V tomto příspěvku na našem EDI blogu najdete odpovědi na celou řadu otázek týkajících se rozšíření využití vašeho EDI-repertoáru.

Jaký je rozdíl mezi webovým EDI a integrovanými řešeními EDI?

Elektronická výměna dat (EDI) prostřednictvím on-line portálu může být snadným prvním krokem do světa EDI. S rostoucím počtem obchodních partnerů nebo množstvím dokumentů je však rozumné přejít na integrované řešení. Webové EDI je přístupné z jakéhokoli počítače s přístupem k internetu, nemá však integrované propojení s ERP systémem. Takové propojení, které funguje pomocí jediného rozhraní pro import/export pro všechny obchodní partnery, je však předpokladem, aby mohly být přímo v ERP systému automaticky zpracovány všechny obchodní i výrobní procesy. Odborníci pak dokáží pracovat s různými formáty dat a komunikačními kanály.

Existuje více možností implementace?

V závislosti na IT infrastruktuře vaší společnosti jsou k dispozici dvě možnosti implementace: vlastní (inhouse) řešení či outsourcovaná služba EDI. V případě druhé možnosti nabízejí poskytovatelé služeb EDI balíček, který zahrnuje všechny běžné provozní procesy, připojení nových partnerů, pravidelné aktualizace i zákaznickou podporu.

Je objem prodeje tím správným ukazatelem pro zvážení „upgrade EDI“?

Zvyšující se objem prodeje do jisté míry naznačuje, že by mělo dojít k přezkoumání a případné modernizaci stávajícího EDI řešení. Větší objem prodeje obvykle vede k vyššímu počtu faktur a dalších obchodních dokumentů. Dalším důležitým rozhodovacím kritériem je však počet obchodních partnerů, které chce společnost prostřednictvím EDI oslovit.

Měl by být rozhodujícím faktorem počet klientů?

Čím více obchodních partnerů máte, tím větší bude obvykle poptávka po EDI ze strany vašich klientů. Někdy bývá rozhodujícím faktorem objem dokumentů. Zatímco zpracování dvou objednávek týdně nepředstavuje žádnou velkou výzvu, zvýší-li se jejich počet na dvacet, je už třeba vynaložit mnohem více úsilí a lidských zdrojů. To je chvíle, kdy je rozumné zvážit přímé propojení EDI s ERP. V neposlední řadě tu hraje roli otevřenost vůči inovacím, pokud chce firma v 21. století stále zadávat data ručně, přestože existují jiné, nákladově efektivní alternativy.

Jak velký objem dokumentů už si vyžaduje aktualizaci systému?

Neexistuje obecně platné číslo. Pokud ale například přejdete v krátké době z objemu 50 faktur měsíčně s různými obchodními partnery na 500, je to jasný signál, že byste měli přejít na plně integrované řešení. Obecně lze předpokládat, že v době rostoucí digitalizace budou klienti ve stále větší míře očekávat i používání EDI. Investice do zdokonaleného řešení EDI je nakonec investicí do budoucnosti. Můžete očekávat, že se vám taková investice brzy vrátí, protože lepší systém EDI vyžaduje méně lidských zdrojů a zároveň zvyšuje kvalitu a zabraňuje opakovaným chybám.

Kolik ušetřím, když budu mít „plnohodnotný“ systém EDI?

Je třeba si uvědomit, že pro vaše obchodní partnery zpravidla není důležité, jestli údaje do faktury nebo dodacího listu zadáváte ručně prostřednictvím on-line portálu nebo jsou data odesílána přímo z ERP. Důležitá je kvalita dat a jejich bezproblémové zpracování. Zatímco při použití webového portálu EDI je nutné některé údaje zaznamenávat ručně, u integrovaných řešení EDI už tomu tak není. Tím se uvolní zdroje, které jsou pro rostoucí společnosti obzvláště cenné, a které se tak mohou zaměřit na svou hlavní pracovní činnost nebo další aktivity v rozvoji vaší společnosti.

Kolik takový přechod stojí?

V případě integrovaných řešení je třeba počítat s určitými náklady při počáteční implementaci. Praxe ukazuje, že se tyto náklady obvykle rychle vrátí. Pokud je nám známo, žádný z našich klientů přechodu na integrované EDI řešení nelitoval.

Máte-li zájem o konzultaci nebo cenovou nabídku řešení, které bude nejlépe vyhovovat vašim potřebám, prosím kontaktujte nás. Stačí zavolat nebo poslat dotaz (použijte kontaktní pole vpravo).

Autor

Markéta Ernesová
Web EDI & Customer Service Specialist