EDI a práce na dálku: malé a střední podniky se loučí s nadbytečným papírováním

Používání papírových dokumentů je stále běžnou praxí, zejména pro malé a střední podniky.

V době, kdy je potřebná práce na dálku, to představuje obrovskou výzvu, mimo jiné i proto, že korespondence je zasílána na adresu sídla firmy. „Řada firem v současnosti přehodnocuje procesy založené na papírových dokumentech, na něž dlouhá léta spoléhaly. Tím, co hledají, je především jednoduché řešení digitalizace faktur,“ uvádí Štefan Sádovský, generální ředitel společnosti EDITEL, která je předním poskytovatelem EDI služeb. Automaticky generované faktury v PDF formátu a on-line fakturační portály bývají často prvním krokem do světa elektronické výměny dat (EDI).

Pokud spolu obchodují dvě velké společnosti, je fakturace poměrně jednoduchá, protože obě strany spoléhají na elektronickou výměnu dat (EDI) pomocí mezinárodní komunikační platformy eXite.

Elektronické dokumenty jsou například automaticky přenášeny do účetního systému, kde je mohou zaměstnanci dále zpracovávat. Tento proces obvykle není vázaný na konkrétní místo a může být prováděn na home office, protože řada firem má k vlastním systémům zřízen přístup pomocí VPN. Jiné je to ve firmách, v nichž mají procesy stále závislé na papírových dokumentech. Ke zpracování fyzických obchodních dokumentů přirozeně musí člověk být fyzicky přítomen, uvádí pan Sádovský.

Automatizovaná fakturace

 V posledních několika týdnech se v důsledku koronavirové krize dostala do centra pozornosti digitalizace. Je to nezbytný předpoklad pro práci na dálku. Pokud zaměstnanci nejsou v kanceláři, mohou se obchodní procesy zastavit, nemusí dojít k vyřízení objednávek ani k odeslání faktur.

Není proto nijak překvapivé, že se firmy v současné době snaží ze situace vytěžit maximum a co nejrychleji a nejefektivněji digitalizovat procesy založené na papírových dokladech, aby bylo možné se k dokumentům dostat odkudkoli. Příjemci faktur musí nyní mnohem více než kdy dříve spoléhat na faktury v PDF formátu namísto tištěných dokladů, uvádí pan Sádovský.

Jako alternativu lze využít on-line portály (tzv. webové EDI), které poskytují zejména malým a středním podnikům možnost přístupu k objednávkám, fakturám a umožňují jejich zasílání přímo klientům. To zase napomáhá vyhnout se opožděným platbám, zvyšuje likviditu na straně dodavatele a v konečném důsledku též zajišťuje fungování dodavatelského řetězce.

Integrace EDI umožňuje strukturovanou výměnu dat

„Zasílání faktur v PDF formátu e-mailem namísto zasílání papírových faktur je rozhodně skvělým prvním krokem k procesu elektronické fakturace. K dispozici jsou i chytrá řešení. Uživatelům umožňují sledovat celý přenos, a která umějí řadu dalších věcí,“ uvádí pan Sádovský. Nicméně jako další krok má smysl výměna strukturovaných dat, tj. dat ve formátech EDI. Díky, které lze těžit z dalších výhod spojených s plnou integrací. „Ta, zjednodušeně řečeno, zahrnuje příjem, akceptaci a schvalování faktur, stejně jako jejich archivaci v souladu s legislativními požadavky. Můžeme stavět na existujících rozhraních s ERP a spravovat tok elektronické fakturace podle přání klienta,“ dodává pan Sádovský.

Vše záleží na správné kombinaci

Rozhodnutí, zda k fakturaci použít on-line portál, zasílat PDF prostřednictvím e-mailu nebo zvolit plně integrované řešení EDI, závisí na individuálních podmínkách a potřebách každého klienta. „Jedno je jisté, abychom sladili všechny obchodní partnery na stejnou digitální vlnu, je potřeba využívat více různých přístupů,“ zdůrazňuje pan Sádovský. Dodavatelská struktura jakékoli maloobchodní společnosti nabízí sama o sobě širokou škálu možností. Podobná je situace u velkých výrobců, kteří dodávají klientům z různých průmyslových odvětví.

Kadeřník bude mít jiné potřeby než drogistický řetězec. Vše záleží na správné kombinaci. Všechny přístupy se nakonec vzájemně doplňují a tvoří ucelený koncept, shrnuje Štefan Sádovský na závěr.

Ať už jde o důsledek současné krize či obecný trend směrem k digitalizaci: bezpapírová kancelář, třebaže nejspíš nikdy nebude zcela bezpapírová, se pomalu stává realitou. EDI coby „základní technologie“ bude hrát stále důležitější roli, a to nejen v časech, kdy pracujeme na dálku.