EDI komunikace ve společnosti Hollandia

Hollandia – vše začalo rodinným výletem do Holandska. Někdo si vozí z dovolené mušle, jiní nápad.

Krásné Údolí, kde Hollandia sídlí, se nachází na Tepelské náhorní plošině v nadmořské výšce kolem 700 m a sousedí s chráněnou krajinnou oblastí Slavkovský les. Tato oblast je výrazně zemědělská a nachází se v ní mnoho rybníků. Čistotu si zachovává dodnes a stojí za standardně vysokou kvalitou zdejšího mléka.
Hollandia více než 20 let využívá EDI komunikaci, a proto jsme se zeptali paní Dany Vondráčkové,
vedoucí logistiky a odbytu na její zkušenosti se zavedením EDI komunikace.

Řada dodavatelů kdysi implementovala první EDI komunikaci jako reakci na požadavky obchodního řetězce Makro, jak to bylo u vás?

V Hollandii to bylo stejné. První EDI komunikaci jsme realizovali v roce 2000 se společností Makro.
V první fázi se jednalo spíše o inteligentnější fax, protože jsme přijaté objednávky zobrazovali ve formuláři a přepisovali do informačního systému. Hned následně jsme však nechali připravit datové
propojení s informačním systémem a hned další rok začali EDI komunikaci rozšiřovat na další partnery.
Významným milníkem pak bylo i zavedení elektronické bezpapírové fakturace. V současnosti si s více
než 40 partnery vyměňujeme tisíce dokumentů měsíčně a provoz bez EDI si v podstatě nedokážeme představit.

Společnost Hollandia rovněž následně realizovala řízení logistiky přes EDI?

Naším logistickým providerem je společnost HOPI, která má dlouhodobě propracované řízení logistických operací prostřednictvím EDI. Od roku 2017 tak přes EDI řídíme jak naskladňování – přesun našich dodávek z výroby do logistického skladu v HOPI, tak dodávky k zákazníkům bez ohledu na to, zda EDI využívají nebo ne. K řízení dodávek zákazníkům používáme zprávu instrukce k dodávce – INSDES. Pro řízení speciálních skladových operací jako je například přebalování zboží dle požadavků zákazníků se pak využívá zpráva HANMOV – instrukce k manipulaci zboží.

V nedávné době jste přecházeli na nový informační systém SAP a důležitým bodem bylo zachování plné EDI komunikace v podstatě tak, aby obchodní partneři téměř nic nepoznali…?

Přechod na nový ERP systém SAP byl náročný proces, asi jako pro každou společnost. Důležitou součástí byla plná implementace EDI komunikace, která musela být pro produkční systém funkční od samého počátku a možnosti testování s partnery byly velmi omezené. Zde bych chtěla ocenit proaktivní přístup společnosti EDITEL jak ve fázi samotné základní implementace EDI zpráv, tak zejména v průběhu testovacího provozu SAP systému, kdy bylo umožněna paralelní komunikace jak se stávajícím systémem tak s nově implementovaným systémem SAP. Veškeré EDI objednávky zákazníků byly zpracovávány paralelně a tím mohly být nalezeny veškeré případné nesrovnalosti v kmenových datech a procesech zpracování. Díky tomu, v podstatě skokový přechod do produkčního provozu sytému SAP proběhl bez problému. Jeden den jsme skončili s produkčním využíváním starého sytému a od druhého dne jsme produkčně pracovali se systémem SAP včetně zpracování EDI objednávek a následného generování dodacích listů a faktur. Za plného provozu se pak řešilo již minimum rozdílů.