E-faktura – „pravá“ elektronická faktura

Jeden můj přítel, podnikatel, si postěžoval, že mu některé společnosti odmítají přijímat elektronické faktury. Když se ho náš kolega zeptal, jak faktury generuje a odesílá, ukázalo se, že pouze ukládá faktury ve formátu PDF a potom je svým zákazníkům rozesílá jako přílohu e-mailem. A jsou i tací, kteří by faktury nejraději posílali po poštovním holubovi, psané perem na pergamenovém papíru. Těm může i zasílání dokumentů ve formátu PDF připadat až nepřijatelně moderní. Musíme si však uvědomit, že svět (nebo alespoň jeho velká část) už je mnohem dál.

Zasílat faktury e-mailem v PDF může být sice pohodlné, nejde však o „pravou“ elektronickou fakturaci. Odesílatel (vystavitel) faktury i její příjemce si musejí vytisknout vlastní kopii, což je jediný způsob, jak vytvořit platný daňový doklad (řada společností, které přijímají velké množství faktur, se k tomu ovšem staví odmítavě, především kvůli práci navíc spojené s tiskem).

E-faktura je dle Evropské směrnice 2014/55/EU faktura, která byla vystavena, předána a přijata ve strukturovaném elektronickém formátu, jenž umožňuje její automatizované a elektronické zpracování, a je v souladu s evropskou normou pro elektronickou fakturaci . Přestože hlavně větší firmy nemívají přijaté PDF faktury rády kvůli práci navíc spojené s jejich tiskem a zpracováním, některé je stále přijímají a případně i zpětně vytěžují. Je nezpochybnitelné, že PDF faktura má zásadní význam především pro stranu výstavce, který zejména ušetří čas i prostředky. Je nicméně vždy vhodné si předem ujasnit, zda takovou fakturu akceptuje také příjemce. V tomto případě se však každopádně nejedná o elektronickou fakturaci, jak se mnozí domnívají, ale o zaslání „běžné“ faktury elektronicky.

Označujme tedy „pravou“ elektronickou fakturu jako „e-fakturu“. Rozumí se jí daňový doklad, který je vystaven a přijat elektronicky, přičemž musí být zajištěna věrohodnost jeho původu, neporušenost jeho obsahu a dále jeho čitelnost. A to samozřejmě není tak jednoduché, jako odeslání dokumentu v PDF.

E-faktura, elektronický podpis a časové razítko

V rámci ČR lze elektronickou fakturu považovat za plnohodnotný daňový doklad pouze, je-li opatřena elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu, který vydal akreditovaný poskytovatel certifikačních služeb anebo obdobně elektronickou pečetí v případě automatizovaného zpracování. Elektronickou fakturu lze vydat jen se souhlasem příjemce zboží nebo služby. Tyto faktury se v elektronické podobě také archivují. V rámci archivace je také využíván mechanismus časového razítka, aby byla existence dokumentu ukotvena v čase.

Pokud je faktura zaslaná např. e-mailem bez elektronického podpisu či pečeti, nelze ji považovat za daňový doklad se zajištěnými vlastnostmi ve smyslu ZDPH (věrohodnost původu a neporušenost obsahu). Výjimkou je pak možnost zasílání faktury prostřednictvím prostředků EDI, kde při dodržení poměrně náročných procesů (například dlouhodobá archivace komunikačních logů) může být faktura zasílána bez elektronického podpisu, ale i zde je pro zjednodušení procesů reálně využíván elektronický podpis. E-fakturu je možné vytisknout, ale má pouze informativní charakter a nepovažuje se za ověřenou kopii a originálem je elektronická podoba.

Automatická elektronická fakturace

Osoba samostatně výdělečně činná, která vystavuje jednu fakturu každý měsíc nebo ob dva měsíce, může bez obav zůstat u tradiční on-line WebEDI fakturace. Pro ty, kteří fakturují pravidelně a ve velkých objemech, však může být automatizace vystavování a zasílání faktur velkým přínosem. Automatizace umožňuje sjednocení celého procesu fakturace pro vystavitele i příjemce faktur. Příjemci faktur pak pochopitelně přináší výrazně vyšší benefity než přijatá PDF faktura. Takový systém zároveň splňuje legislativní požadavky jak z hlediska elektronického podpisu, tak archivace. Není pochyb o tom, že v e-fakturaci, je budoucnost, a proto se vyplatí začít s ní co nejdříve!

Chcete-li se o elektronické faktuře dozvědět více, navštivte naše webové stránky, přečtěte si další příspěvky nebo zavolejte našim konzultantům na telefonní číslo: +420 261 009 011.

Autor původního článku (přizpůsobeno rozdílům v e-fakturaci v ČR)

Légrádi László
Výkonný ředitel společnosti EDITEL Hungary